Как стать офис-менеджером и какие задачи предстоит решать
1422 Особенности работы офис-менеджера. Функциональные обязанности в разных сферах. Необходимые качества и возможность продвижения по карьерной лестнице.
- Кто такой офис-менеджер и чем он занимается
- Как стать офис-менеджером
- Зарплата офис-менеджера
- Какие необходимы навыки
- Плюсы и минусы профессии
- Заключение
-
Скачайте бесплатно гайд «Как выбрать колледж, если вы не знаете, кем хотите быть?»
Бесплатно от EduNetwork
Кто такой офис-менеджер и чем он занимается
Организовать внутренние процессы для комфортной деятельности фирмы и непрерывного функционирования может офис-менеджер. Это сотрудник, который отвечает за наличие и поставку оборудования, расходных материалов, а также выполняет различного рода организационные поручения.
Что входит в обязанности
С учетом специфики компании, поставленных задач и опыта работы сотрудника функциональные обязанности офис-менеджера могут кардинально отличаться.
В целом офис-менеджер может выполнять задачи и нести ответственность за:
- организацию текущих процессов, поддержание адекватных условий труда для коллектива. Сюда же относится планирование различных задач и контроль за их выполнением, а также оптимизация рабочих процессов.
- взаимодействие с сотрудниками. Речь идет как об административной поддержке и ведении кадровой документации, так и о привлечении новых сотрудников, проведении обучающих мероприятий и выявлении наиболее перспективных кандидатов.
- функционирование оборудования, контроль за поставками расходных материалов. В задачи офис-менеджера входит обеспечение корректной работы оргтехники, а также своевременный заказ расходников и канцтоваров.
- поддержание коммуникаций в компании. Специалист обеспечивает оперативную передачу данных между отделами, а также обеспечивает взаимодействие руководства, персонала и клиентов. Для этого используется личное общение, телефонные линии и электронные средства коммуникации.
- работу с документацией. Составление и упорядочивание отчетов, протоколов, финансовой отчетности и прочих документов, которые необходимы для корректной работы офиса.
- поддержание чистоты в офисе на протяжении рабочего дня.
- решение финансовых задач. Специалист принимает участие в планировании бюджета, помогает подготовить документацию для бухгалтерии, а также контролировать расходы компании.
- приём клиентов и посетителей и выстраивание с ними первой коммуникации. Офис-менеджер встречает гостей, предоставляет необходимую информацию и помогает с решением возникших вопросов.
- решение оргмоментов, например, подготовку к совещанию и оповещение о предстоящем событии заинтересованных лиц, резервирование переговорных комнат и решение других подобных вопросов.
- при возникновении вопросов у сотрудников компании или при непредвиденных обстоятельствах офис-менеджер упорядочит информацию и предложит оптимальное решение.
Помимо общих задач, в функциональные обязанности могут включаться другие дела с учетом специализации сотрудника и запросов конкретной организации. Например, финансовый офис-менеджер занимается исключительно финансовыми аспектами деятельности организации.
Кадровый специалист решает вопросы, связанные с приемом персонала и оформлением документации в дальнейшем. Маркетинговый офис-менеджер осуществляет поддержку рекламных кампаний, взаимодействует с партнерами по вопросам продвижения бренда, контролирует документооборот.
Также существуют специализации, подразумевающие занятия в конкретной сфере, например, в ресторанном деле, отельном бизнесе, оказании медицинских услуг, образовании, сфере гостеприимства.
Как стать офис-менеджером
Чтобы трудиться по востребованной профессии, не обязательно получать высшее образование, однако оно может пригодиться при трудоустройстве в крупную компанию. Для начала достаточно получить среднее специальное образование или в крайнем случае пройти специализированные курсы.
Читайте также!
Получить глубокий уровень знаний и стать ценным специалистом можно, выбрав в качестве образовательной площадки:
- Юридический факультет Северо-Кавказского филиала РГУП;
- Колледж «Синергия»;
- Факультет бизнеса «Капитаны» РЭУ им. Г.В. Плеханова;
- Восточный институт ДВФУ или другое образовательное учреждение.
Зарплата офис-менеджера
Уровень оплаты труда офис-менеджера определяется с учетом нескольких факторов. Учитывается:
- регион нахождения организации;
- уровень заработной платы других сотрудников;
- сфера деятельности компании и ее масштабы;
- перечень обязанностей, возложенных на сотрудника;
- его знания, опыт и способность принести фирме пользу.
Уровень заработной платы может варьироваться с учетом качества и объема работы:
- На начальной стадии можно рассчитывать на 20-25 тыс. руб. Этот период подходит для получения опыта, освоения практических навыков и получения рекомендаций для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице. Сотруднику важно понять специфику работы определенной компании, а также подтвердить свой профессионализм.
- Опытный офис-менеджер может рассчитывать на заработную плату 30-40 тыс. руб. В его задачи входит эффективная организация работы офиса. Специалисту важно подтвердить свой уровень профессионализма, а также оперативно и максимально корректно решать возникающие задачи;
- Доход профессионала может доходить до 70 тыс. руб. Этот этап подразумевает, что сотрудник становится лидером в своей сфере в организации. Важно внедрять инновационные решения, которые положительно повлияют на работу компании. Зачастую в этом статусе у офис-менеджера в подчинении появляется несколько сотрудников.
На более высокий уровень дохода могут претендовать менеджеры, трудоустроенные в крупных и престижных компаниях, активно внедряющие новые решения и имеющие должный авторитет в сфере.
На больший гонорар могут претендовать специалисты, работающие в сфере информационных технологий, юриспруденции, финансов и в рекламном бизнесе. Более низкий доход имеют офис-менеджеры, выбравшие сферу образования, путешествий, гостиничного дела и здравоохранения.
Большое преимущество имеют кандидаты, хорошо знающие иностранный язык и окончившие соответствующие курсы. Перед ними открывается больше возможностей, а значит, больше шансов найти высокооплачиваемую работу.
Какие необходимы навыки
Чтобы стать успешным офис-менеджером и найти работу, которая будет действительно нравиться, важно обладать следующими качествами:
- Хорошие организаторские способности. Специалисту приходится постоянно взаимодействовать с большим количеством людей, координировать решение вопросов разного характера. Чтобы не забыть о важных деталях и сделать все вовремя, следует быть хорошо организованным, а также уметь эффективно распределять время и планировать каждый рабочий день.
- Коммуникабельность. Менеджер – это связующее звено между разными отделами компании, руководством и клиентами. В процессе работы приходится контактировать с разными людьми. Важно найти подход к каждому человеку, выслушать и услышать его. Кроме того, важно умение четко и ясно излагать свои мысли, доносить позицию до клиентов и руководства.
- Внимательность к деталям. Чтобы не допустить ошибок, которые могут привести к расходам, важно учитывать незначительные на первый взгляд мелочи и детали. Забыв подать заявку на ремонт оргтехники, можно на несколько дней парализовать работу одного отдела, что приведет к необоснованному простою.
- Адаптивность к нестандартным ситуациям. Важно проявлять гибкость и уметь находить выход в любых непредвиденных ситуациях.
- Умение устранять конфликты и находить компромиссы между сотрудниками, клиентами и начальством. Порой придётся выступать в роли посредника и стараться привести конфликтующие стороны к соглашению.
- Желание развиваться в профессиональной среде и самосовершенствоваться. Внедрение новых технологий дает возможность улучшить работу фирмы. Офис-менеджеру важно держать руку на пульсе и постоянно использовать нововведения.
- Желание контактировать с людьми. Работа подразумевает постоянное взаимодействие с другими людьми. Чтобы сохранить лицо компании и отстоять интересы коллектива, важно иногда проявлять гибкость, а в других моментах быть немного жестче.
- Чувство ответственности. Работа менеджера состоит в обеспечении нормальной жизнедеятельности офиса. Сотрудник должен понимать, что от него зависит функционирование целой команды.
Среди профессиональных навыков можно отметить:
- знание компьютерных программ;
- владение основами делопроизводства;
- умение использовать офисную технику.
Преимуществом будет знание английского языка.
Плюсы и минусы профессии
Среди преимуществ профессии можно выделить:
- необходимость решать большой перечень задач, разнообразие в работе;
- коммуникацию с людьми, занятыми в разных сферах;
- развитие организационных навыков, которые пригодятся в дальнейшем;
- важную роль офис-менеджера в организации жизнедеятельности офиса.
Среди недостатков важно обратить внимание на:
- необходимость выполнять рутинные задачи время от времени;
- повышенный уровень стресса в период высокой загрузки или, например, во время сдачи отчетности;
- необходимость выполнять некоторые задачи в сжатые сроки.
Заключение
Профессия офис-менеджера отличается многозадачностью, высоким уровнем ответственности и необходимостью пройти адаптационный период, чтобы иметь возможность полноценно выполнять обязанности.
Офис-менеджмент подходит людям амбициозным, целеустремленным, желающим приносить пользу компании.
Изображение в шапке статьи: PeopleImages.com — Yuri A/ / shutterstock
